Audyt procesu zakupowego: co sprawdzić w pierwszej kolejności

Zakupy są obszarem, w którym drobne nieprawidłowości rzadko robią hałas, a razem potrafią znacząco obciążać wynik firmy. Zamówienia składane poza systemem, ceny, których nikt nie porównuje, umowy odnawiane z rozpędu: każde z tych zjawisk osobno wygląda niewinnie. Audyt procesu zakupowego służy temu, żeby zobaczyć je razem i ustalić, od czego zacząć porządki.

Poniżej opisuję elementy, które sprawdzam w pierwszej kolejności. Są to obszary, w których przy typowym przeglądzie najłatwiej znaleźć rozbieżność między tym, jak proces wygląda na papierze, a tym, jak działa w praktyce.

1. Od zapotrzebowania do zamówienia

Pierwsze pytanie brzmi: kto i na jakiej podstawie może zainicjować zakup. Sprawdź, czy istnieje jasna ścieżka od zgłoszenia potrzeby przez akceptację budżetową do zamówienia, i czy ludzie się nią posługują. Dobrym testem jest losowa próba kilkudziesięciu zamówień z ostatnich miesięcy. Dla każdego zamówienia sprawdź, czy da się odtworzyć: kto zgłosił potrzebę, kto zatwierdził, kiedy wystawiono zamówienie i kiedy dostarczono towar lub usługę.

Szczególną uwagę poświęć zamówieniom wystawionym po dacie faktury. To częsty objaw obchodzenia procesu i zawsze warto zapytać, skąd się bierze w danym dziale.

2. Struktura dostawców

Zestaw listę dostawców z wartością zakupów za ostatni rok i posortuj ją malejąco. W większości firm niewielka grupa dostawców odpowiada za dużą część wydatków, a długi ogon obejmuje wielu dostawców, od których kupuje się rzadko i bez żadnej umowy. Oba końce wymagają innego podejścia.

• Przy największych dostawcach sprawdź warunki umów, terminy ich obowiązywania, mechanizmy waloryzacji cen i zależność od jednego źródła.
• Przy długim ogonie sprawdź, czy ten sam towar nie jest kupowany od kilku podmiotów po różnych cenach i czy da się ograniczyć liczbę dostawców.
• Sprawdź duplikaty w kartotece dostawców: ten sam podmiot pod dwiema nazwami to częsty sposób na rozproszenie wolumenu.

3. Ceny i warunki handlowe

Porównaj ceny płacone za te same pozycje w różnych okresach i u różnych dostawców. Interesują cię trzy rzeczy: czy ceny rosły zgodnie z umową, czy ktoś je negocjował od ostatniego kontraktu i czy rabaty wolumenowe są naliczane. W praktyce zdarza się, że warunek z umowy nie jest stosowany na fakturach, bo nikt tego nie sprawdza.

Warto też zestawić cenę z kosztem całkowitym: transportem, opakowaniami, terminem płatności, kosztem reklamacji i czasem pracy ludzi, którzy obsługują dostawcę. Niska cena jednostkowa nie zawsze oznacza niski koszt.

4. Umowy i ich terminy

Zbierz wszystkie umowy w jednym zestawieniu: dostawca, przedmiot, wartość roczna, data zakończenia, okres wypowiedzenia, zapisy o automatycznym przedłużeniu. Samo to zestawienie często ujawnia umowy, które odnowiły się bez rozmów handlowych, ponieważ nikt nie pilnował terminu wypowiedzenia. Kalendarz przeglądu umów, prowadzony przez jedną odpowiedzialną osobę, usuwa ten problem niewielkim kosztem.

5. Odbiór i rozliczenie

Sprawdź zgodność trzech dokumentów: zamówienia, potwierdzenia odbioru i faktury. Rozbieżności ilościowe i cenowe, które przechodzą do płatności, są bezpośrednią stratą. Zapytaj księgowość, ile faktur wraca do wyjaśnienia i z jakich powodów. Lista powodów to gotowa mapa słabych punktów procesu.

Przyjrzyj się również zobowiązaniom, których nie ma w systemie: usługom wykonanym, ale niezamówionym formalnie, i pracom, które rozpoczęły się na podstawie ustnych ustaleń.

6. Ocena dostawców i reklamacje

Jeśli firma ma system zarządzania jakością, ocena dostawców jest jego wymaganiem. Niezależnie od certyfikatu warto sprawdzić, czy ocena opiera się na danych, takich jak terminowość, jakość dostaw i liczba reklamacji, czy na odczuciach kupca. Zapisy reklamacji powinny prowadzić do konkretnych działań wobec dostawcy, a wyniki oceny wpływać na decyzje o dalszej współpracy.

7. Uprawnienia i podział obowiązków

Sprawdź, kto ma prawo tworzyć dostawców, zmieniać ich dane bankowe, składać zamówienia, odbierać towar i zatwierdzać faktury. Jeżeli jedna osoba może wykonać kilka z tych czynności bez drugiej pary oczu, ryzyko błędu lub nadużycia rośnie. Podział obowiązków to standardowy mechanizm kontrolny, który chroni także samych pracowników.

Jak zebrać dane do przeglądu

Większość informacji można pobrać z systemu księgowego lub ERP: listę zamówień, faktur, dostawców i płatności za wybrany okres. Do tego dochodzą umowy z archiwum oraz krótkie rozmowy z kupcami, osobami odbierającymi towar i księgowością. Rozmowy są ważne, bo pokazują obejścia, których nie widać w danych. Zapytaj każdego rozmówcę, co w procesie zabiera mu najwięcej czasu i co robi inaczej, niż przewiduje procedura. Odpowiedzi zwykle układają się we wzór, który wskazuje główne słabe punkty.

Przegląd nie wymaga wielomiesięcznego projektu. Dla firmy średniej wielkości pierwszy obraz sytuacji da się zbudować w kilka tygodni, o ile dane są dostępne od początku.

Jak ustalić priorytety

Po przejrzeniu tych siedmiu obszarów zwykle dostajesz długą listę uwag. Uporządkuj ją według dwóch kryteriów: wartości finansowej, której dotyczy problem, i łatwości jego usunięcia. Najpierw warto zająć się sprawami o dużej wartości i prostym rozwiązaniu, na przykład kalendarzem umów albo kontrolą rabatów. Zmiany wymagające narzędzi lub reorganizacji ról wchodzą do planu drugiego etapu.

Dobrze jest też zapisać stan wyjściowy: liczbę dostawców, odsetek zamówień wystawionych po fakturze, średni czas od zgłoszenia do zamówienia. Bez punktu odniesienia trudno później pokazać, czy zmiany przyniosły efekt.

Szczegółowy zakres naszego audytu procesu zakupowego opisujemy na stronie Audyt zakupów.